“云”时代让办公审批“加档提速”

来源:本站原创?作者:牟馨馨??时间:2020-06-23?【字体:??

“以前拿着纸质审批单,为找领导审核,来来回回跑几趟办公室。现在打开企业微信,不到30秒钟,便能填写好一张线上用印审批单,由系统后台直接抄送给审批人。”设备物资部副部长黄海亮指出其部门每月需要盖章的文件可达上百份,无纸化用印审批流程为工作效率起到了“加档提速”作用。

十四局重庆轨道交通十号线项目部作为该公司首批试行模拟股份制的单位,为增强企业发展活力,积极推动项目管理的改革创新。自今年5月份起,该项目便试行线上用印审批单的制度,是公司首个进入无纸化用印审批的项目。该项创新举措由2019年毕业的新学员提出,得到了项目经理曹元均的全力支持。

“领导一旦不在办公室,就得不停打电话找人。”工程部部员黄晨回忆起碰上需要紧急盖章将文件送至业主单位,找遍了项目部10个办公室也找不到领导审核的“噩梦”。

“嘀!一个新的用印审批单请审核。”当员工填好用印事由、印章类型、文件名称、用印日期等信息,点击“提交”后,该申请便能立即传达到相关审批人,并伴随有提示音。审批人能在第一时间收到新信息推送,点开企业微信APP,首页便能看见审批单,随时随地进行审核,缩短审批时间。

审批流程可由后台管理员根据实际需求提前自主预设,所有用印审批记录均可导出、有迹可循,不仅大大提高项目审批管理的效率,而且实现“无纸化”审批、缩短了沟通的距离。

“该份文件的线上用印审批流程还未结束,抄送单没传至办公室人员的企业微信上,所以还不能使用公章!”用印管理人员必须在手机上看见已审核通过的线上用印审批单,且将盖章文件与其上传的附件进行对比,两者一致后方可提供公章。让流程“瘦身”,减的是繁琐的工作模式;让审核“长膘”,加的是对公章使用的进一步严管。

“系统将自动编号,每张用印审批单上都有其独一无二的编号。后续如遇检查,能根据系统生成的台账,立刻找到对应的审批单。”办公室人员指出,线上用印审批将更加有利于档案的管理,让存档更加标准、规范化。

“为基层减负,让基层有感。”曹元均讲道,不能让“指尖上的办公”流于形式主义。该项措施自全面推行以来,便积极收集各个部门的反馈意见,真正践行让发展为了员工,发展依靠员工,发展成果为员工共享的理念。


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